Les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants à l'épreuve du COVID19
Le 10 avril 2020 a été publié au JO le décret n°2020-418 [1] venant préciser les modalités d’application de l’ordonnance du n°2020-321 du 25 mars 2020 [2] portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19.
L’ordonnance sur la tenue des assemblées vient autoriser les organes collégiaux des sociétés (conseil d’administration, de surveillance, directoire) à délibérer par conférence téléphonique, visioconférence ou consultation écrite.
Cette ordonnance présente un caractère rétroactif ; en effet elle s’applique aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux tenues depuis le 12 mars 2020 et reste en vigueur jusqu’au 31 juillet 2020, tel que le précise l’article 13 du décret précité [3]. Ainsi, cette rétroactivité permet de valider les assemblées ainsi que les réunions des organes collégiaux tenues conformément aux dispositions de l’ordonnance depuis le 12 mars.
Désormais, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que celle-ci se tiendra hors la présence physique des participants, qu’il s’agisse des membres de l’assemblée ou autres personnes ayant le droit d’y assister, ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle [4].
Précision étant faite que sont en outre visées les assemblées spéciales des porteurs de certificats d'investissement ainsi que les assemblées de porteurs d'actions à dividende prioritaire sans droit de vote [5].
Dans ce cas, les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (envoi d’un pouvoir, vote à distance, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication).
En conséquence, les décisions ainsi prises seront considérées comme régulièrement adoptées.
En outre, le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des participants à l’assemblée est possible.
Le recours à ces modes de consultation est notamment possible pour faire approuver les comptes annuels et même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou en présence d’une clause statutaire prévoyant la tenue d’une assemblée.
Ainsi, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre la transmission a minima de la voix des participants et la satisfaction aux caractéristiques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations [6].
En marge de cette ordonnance et de ce décret, et non sans importance a également été publiée le 26 mars 2020 au JO l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes.
Plus précisément, l’article 3 de ladite ordonnance vient proroger de 3 mois le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire déclaré par l'article 4 de la loi du 23 mars 2020 [7].
[1] Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19
[2] Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19
[3] Article 13 du décret n°2020-418 du 10 avril 2020
[4] Article 4 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 [5] Article 8 du décret n°2020-418 du 10 avril 2020 [6] Article 5 de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 [7] Article 3 de l’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020
réf. : BONNET (C.), « Les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants à l'épreuve du COVID19 », Doctrin’Actu avril 2020, Dossier spécial Covid-19, art. 16